Warum die Sitzung scheinbar verschwunden ist – und wo Sie sie finden
Wenn Sie den Tucan-Bot zu einem Serientermin einladen, legt das System keine lose Sammlung einzelner Meetings an, sondern eine Gruppe mit einzelnen Sitzungen darunter. Das ist praktisch, sorgt aber für die mit Abstand häufigste Rückfrage im Support: „Ich komme gar nicht an mein Protokoll.“
🔁 Gruppe oder Sitzung?
Der Eintrag, den Sie in Ihrer Meeting-Liste sehen, ist bei einem Serientermin nicht die einzelne Sitzung, sondern die Serie als Ganzes. Deshalb finden Sie dort auch keine Schaltflächen für Transkript oder Zusammenfassung – die gehören zur einzelnen Sitzung.
Klicken Sie links vorne in der Zeile auf das kleine Plus-Symbol. Die Zeile klappt auf und darunter erscheinen die tatsächlichen Sitzungen.
🤖 Bot zu einer Serie einladen
Das funktioniert genauso wie bei einem einzelnen Termin: Bot-Adresse kopieren, als Teilnehmer in die Serieneinladung eintragen, versenden. Der Bot nimmt dann an jedem Termin der Serie teil, und für jede Sitzung entsteht ein eigener Eintrag unter der Gruppe.
Legen Sie die Bot-Adresse als Kontakt in Ihrem Adressbuch ab – bei wiederkehrenden Einladungen spart das jedes Mal Tipparbeit.
📝 Vorlagen bei Serien
Eine Serie ist der ideale Fall für eine feste Auswertungsvorlage. Hinterlegen Sie die passende Vorlage einmal an der Gruppe – jede neue Sitzung der Serie wird dann automatisch in diesem Format ausgewertet, ohne dass jemand daran denken muss.
Bei Gremiensitzungen kombinieren Sie das sinnvollerweise mit dem Tagesordnungs-Workflow: Die Tagesordnung der jeweiligen Sitzung schicken Sie weiterhin einzeln an Ihre Eingangsadresse, weil sich die Tagesordnungspunkte ja von Sitzung zu Sitzung unterscheiden.
💡 Gut zu wissen
- Nachträglich geänderte Serien: Verschiebt sich ein Termin im Kalender, folgt der Bot der Änderung. Wird ein einzelner Termin abgesagt, entsteht dafür auch keine Sitzung.
- Sitzung nicht in der Liste? Prüfen Sie zuerst den Zeitfilter über der Tabelle. Die Voreinstellung zeigt nur die aktuelle Woche – über „Die letzten 30 Tage“ oder „Die letzten 3 Monate“ finden Sie ältere Sitzungen.
- Löschen: Das Papierkorb-Symbol an der Gruppenzeile betrifft die Serie. Wollen Sie nur eine einzelne Sitzung entfernen, klappen Sie erst auf.
Sie finden eine Sitzung trotzdem nicht? Melden Sie sich bei Ihrem persönlichen Ansprechpartner – meist ist es der Zeitfilter oder ein nicht aufgeklappter Serientermin.