Ein paar Gewohnheiten, die das Ergebnis spürbar besser machen.
Die Erkennung arbeitet mit dem, was in der Datei steht. Ein paar Gewohnheiten machen das Ergebnis spürbar besser — und ersparen Ihnen das Nacharbeiten im Prüfschritt.
🎯 Das hilft
- Die Einladung, wie sie herausgeht. Kein Auszug, keine Zusammenfassung — die vollständige Tagesordnung mit ihren Nummern.
- Teilnehmerliste mitschicken. Auch als eigene Datei. Wer im Protokoll wie benannt wird, entscheidet sich daran.
- Unterpunkte behalten ihre Nummer. „5.1“ bleibt „5.1“ — daran erkennen wir, was zu einem Sammelpunkt gehört.
- Öffentlicher und nichtöffentlicher Teil beide drin, so wie in der Einladung. Beide Teile zählen üblicherweise ab 1; das ist kein Problem, wir halten sie auseinander.
Und ein Detail, das mehr ausmacht, als es aussieht: Wenn die Art der Sitzung im Dokument steht — „Klausurtagung“, „Hauptausschuss“, „Gemeinderatssitzung“ —, erkennen wir daran, welche Protokollvorlage gilt. Fehlt sie, müssen wir nachfragen.
⚠️ Das erschwert es
- Fotografierte Seiten. Ein Scan funktioniert grundsätzlich — wir lesen die Seite als Bild. Schräge, dunkle oder unscharfe Aufnahmen kosten aber Genauigkeit. Ein digital erzeugtes PDF ist immer besser.
- Passwortgeschützte Dateien. Die lassen sich nicht öffnen.
- Sehr umfangreiche Tagesordnungen. Bei ungewöhnlich vielen Punkten kann die Auswertung abbrechen. Dann übermitteln Sie den öffentlichen und den nichtöffentlichen Teil bitte getrennt.
✍️ Und wenn doch etwas fehlt?
Kein Problem — dafür gibt es den Prüfschritt. Punkte lassen sich dort ergänzen, streichen und in die richtige Reihenfolge ziehen. Was Sie dort einstellen, gilt.
Fragen dazu? Ihre Ansprechpartnerin oder Ihr Ansprechpartner bei tucan hilft gern weiter.