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Aufnahmen vor Ort mit der Recorder-App

Sitzungen ohne Videokonferenz aufzeichnen – mit dem Smartphone oder dem Windows-Notebook

Nicht jede Sitzung findet online statt. Für Präsenzsitzungen im Ratssaal oder Besprechungen am Tisch gibt es den Tucan Recorder: eine Begleit-App, die aufnimmt und die Datei anschließend automatisch in Ihr Tucan.ai-Konto hochlädt.

📱 Welche Recorder es gibt

  • Mobile App „Tucan.ai Recorder“ für Smartphone und Tablet. Suchen Sie im Store nach dem vollständigen Namen – nach „Recorder“ allein finden Sie die App nicht.
  • Windows-Recorder für Notebooks, ausgelegt auf Aufnahmen bis etwa drei Stunden.

🔑 Einrichtung

Die App wird über einen Schlüssel mit Ihrem Konto verbunden. Sie erzeugen ihn unter Einstellungen → Account verwalten → API keys und übertragen ihn per QR-Code-Scan oder durch Eintippen in die App.

Uebersicht der API keys mit zugeordneter Gruppe
Über „New“ erzeugen Sie einen Schlüssel. Die Spalte „Group“ zeigt, in welchem Ordner die Aufnahmen dieses Schlüssels landen.
Der wichtigste Einrichtungstipp: Legen Sie pro Person oder pro Gerät einen eigenen Schlüssel an und ordnen Sie ihn einer eigenen Gruppe zu. Dann landen Ad-hoc-Aufnahmen automatisch im richtigen Ordner – und mit der dort hinterlegten, meist schlankeren Auswertungsvorlage. Ohne diese Zuordnung landet alles im Standardordner und muss von Hand einsortiert werden.

🎙️ Aufnehmen

  • Zwei Modi: Meeting-Modus für Gespräche mit mehreren Personen, Diktat-Modus für einzelne Sprecher. Im Diktat-Modus werden Satzzeichen und Absätze automatisch gesetzt – Sie müssen sie nicht mitsprechen.
  • Volle Kontrolle: Pausieren und Fortsetzen, Wiedergabe, ±10 Sekunden springen, ab einer beliebigen Stelle neu aufnehmen.
  • Keine Zeitbegrenzung bei der mobilen App.
  • Die Aufnahme läuft im Hintergrund weiter, auch wenn die App nicht im Vordergrund ist.
  • Nach dem Upload wird die Datei lokal auf dem Gerät gelöscht – es bleibt nichts liegen.

⚠️ Was Sie wissen sollten

Die App braucht eine aktive Internetverbindung. Beim Start prüft sie den Schlüssel gegen den Server. Ohne Verbindung erscheint die Meldung „Schlüssel ungültig“ – der Schlüssel ist dann in aller Regel völlig in Ordnung, es fehlt schlicht das Netz. Prüfen Sie das vor Sitzungen in Kellergeschossen oder Gebäuden mit schlechtem Empfang.

Falls die App im konkreten Raum nicht in Frage kommt, funktioniert auch der klassische Weg: mit einer Konferenzspinne oder der nativen Aufnahme-App des Telefons aufzeichnen und die Datei anschließend über „Aufnahme hochladen“ ins System geben. Eine Konferenzspinne liefert dabei fast immer das bessere Ergebnis als ein Smartphone allein.

💡 Tipps für die Praxis

  • Vor der ersten echten Sitzung einmal testen. Fünf Minuten Probeaufnahme im echten Raum zeigen schneller als jede Anleitung, ob Mikrofonposition und Netz passen.
  • Gerät mittig platzieren und nicht neben Kaffeetassen oder Wassergläsern – Klappern ist die häufigste Einzelursache für schlechte Erkennung.
  • Auswertungssprache prüfen, wenn die Aufnahme im Konto ankommt.

Fragen zur Einrichtung der Recorder-App? Ihr persönlicher Ansprechpartner bei Tucan.ai hilft gern weiter.

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