Die häufigsten Rückfragen aus dem Support – und was dahintersteckt
Die meisten Meldungen, die uns erreichen, lassen sich in wenigen Minuten selbst klären. Diese Übersicht ist nach Häufigkeit sortiert: Was oben steht, kommt am öftesten vor.
🔍 Ich finde meine Sitzung nicht
Zwei Ursachen, beide harmlos:
- Serientermin. Der Eintrag in der Liste ist nur die Serie. Klicken Sie links vorne auf das Plus-Symbol, um an die einzelne Sitzung zu kommen – erst dort gibt es „Transkript öffnen“ und „Zusammenfassung“.
- Zeitfilter. Über der Tabelle steht standardmäßig „Diese Woche“. Ältere Sitzungen erscheinen erst mit „Die letzten 30 Tage“ oder „Die letzten 3 Monate“.
🤖 Der Bot ist dem Meeting nicht beigetreten
- In Microsoft Teams wartet der Bot im Warteraum und muss aktiv eingelassen werden. Das wird am häufigsten übersehen.
- Falsche Bot-Adresse: Kopieren Sie die Adresse für die gewünschte Sprache neu aus dem Dashboard.
- Einladung nicht als Teilnehmer: Der Bot muss als regulärer Teilnehmer in der Kalendereinladung stehen, eine Weiterleitung der Mail genügt nicht.
- Nach dem Versenden dauert es einige Minuten, bis der Termin unter „Bevorstehende Meetings“ auftaucht.
🌍 Das Protokoll ist in der falschen Sprache
Die Auswertungssprache wird beim Anlegen beziehungsweise beim Hochladen gesetzt und übernimmt gelegentlich die zuletzt genutzte Einstellung. Prüfen Sie sie vor dem Start – nachträglich lässt sie sich ändern und das Protokoll neu erzeugen, aber das kostet einen Durchlauf.
📄 Das Protokoll ist zu knapp geraten
Das klassische Symptom einer fehlenden Tagesordnung. Ohne hinterlegte Tagesordnung verarbeitet das System alle Punkte in einem Durchlauf und stößt an ein Ausgabelimit – jeder Punkt fällt dann kurz aus. Mit hinterlegter Tagesordnung wird jeder Tagesordnungspunkt wie ein eigenes Protokoll behandelt.
Schicken Sie die Tagesordnung als PDF an Ihre Eingangsadresse und lassen Sie die Auswertung erneut laufen. Am besten einen Tag nach der Sitzung, zusammen mit der tatsächlichen Anwesenheitsliste.
🗣️ Namen fehlen oder sind falsch
| Symptom | Was hilft |
|---|---|
| Nur „Person A“, „Person B“ im Transkript | Normal – es werden bewusst keine Stimmprofile gespeichert. Im Protokoll stehen Namen trotzdem, sofern sie im Text vorkommen. |
| Dieselbe Person taucht doppelt auf | Beim zweiten Vorkommen den bereits angelegten Namen aus der Liste wählen – das System führt die Blöcke zusammen. |
| Eigennamen falsch geschrieben | Begriff im eigenen Vokabular hinterlegen (Einstellungen → Transkription). |
| Sitzungsleitung wird nie erkannt | Vorsitzende stellen sich selten selbst vor – einmal manuell benennen oder im Konto hinterlegen. |
📱 Die App meldet „Schlüssel ungültig“
In aller Regel ist der Schlüssel in Ordnung. Die Recorder-App prüft ihn beim Start gegen den Server und braucht dafür eine aktive Internetverbindung. Ohne Netz erscheint diese Meldung. Prüfen Sie die Verbindung, bevor Sie einen neuen Schlüssel erzeugen.
🎧 Zwei Aufnahmen zu einer Sitzung
Laden Sie zuerst die zeitlich frühere Aufnahme hoch. Weitere Abschnitte fügen Sie danach über „An dieser Position hochladen“ hinzu, statt eine zweite Sitzung anzulegen.
🔎 Kann ich über alle Meetings hinweg suchen?
Im Hauptsystem bewusst nicht – eine globale Suche würde Berechtigungsgrenzen aufweichen und Daten vermischen. Für übergreifende Recherche gibt es mit Talking Birds ein separates Produkt, das sich derzeit in der Beta befindet.
🗑️ Wie lange bleiben meine Daten im System?
Das legen Sie selbst fest, unter Einstellungen → Datenspeicherung – getrennt für Audio, Transkript und Meeting. Voreingestellt ist unbegrenzte Aufbewahrung. Unabhängig davon lässt sich jede Sitzung jederzeit manuell löschen.
📮 Wenn es doch der Support sein muss
- Formlos genügt. Keine Anrede, keine Fehlerbeschreibung nach Schema – ein Satz und der Link zur betroffenen Sitzung reichen völlig.
- Am konkreten Fall lässt sich am schnellsten helfen. Nennen Sie eine konkrete Sitzung statt einer allgemeinen Beschreibung.
- Nach einem Arbeitstag ohne Rückmeldung bitte nachfassen. Dann ist etwas schiefgelaufen – so ist es nicht gedacht.
- Mehrere Mails „neues Protokoll liegt vor“? Kein Fehler. Nach einer Anpassung an Vorlage oder Verarbeitung läuft Ihre Datei erneut durch, und Sie werden über jedes Ergebnis informiert.
Ihr Problem steht nicht dabei? Melden Sie sich bei Ihrem persönlichen Ansprechpartner bei Tucan.ai – lieber einmal zu viel als eine Sitzung lang ärgern.