Erste Schritte mit Tucan.ai: Ihr Onboarding-Guide

Willkommen bei Tucan.ai! Dieser Artikel führt Sie durch die wichtigsten Funktionen unserer Plattform, damit Sie in Sekundenschnelle datenschutzkonforme Sitzungsprotokolle erstellen können.

📊 Dashboard und Protokoll-Funktionen

Sobald Sie sich einloggen, gelangen Sie auf Ihr Dashboard. Hier finden Sie alle wichtigen Werkzeuge, um Ihre Sitzungen effizient zu verwalten.

• Ihre Meetings: Eine chronologische Liste all Ihrer vergangenen und anstehenden Termine auf einen Blick.

• Automatische Zusammenfassungen: Klicken Sie auf ein vergangenes Meeting, um sofort eine KI-generierte Zusammenfassung einzusehen. Diese enthält auch automatisch erkannte To-dos und Aufgaben.

• Vorlagen-Anpassung: Das System passt sich Ihrer Arbeitsweise an. Ob Ergebnis- oder Verlaufsprotokoll – die Zusammenfassungen werden genau nach Ihren individuellen Vorlagen formatiert.

• Wortprotokoll (Transkript): Neben der Zusammenfassung erhalten Sie ein detailliertes Transkript mit einer Genauigkeit von fast 95 %.

• Sprecher manuell zuweisen: Da Tucan.ai keine permanenten Sprachprofile speichert, verzichten wir um Fehler zu vermeiden im Wortprotokoll auf eine automatische Sprecherkennung (in der Zusammenfassung werden Sprecher dennoch erkannt). Sie können die Namen der Sprecher jedoch mit einem einfachen Klick für alle entsprechenden Textpassagen im Transkript zuweisen.

🎙️ Meetings erfassen und aufzeichnen

Tucan.ai benötigt lediglich eine Audioquelle, um Ihre Protokolle zu generieren. Ihnen stehen dafür zwei bequeme Wege zur Verfügung:

Option 1: Den Tucan-Bot zu Online-Meetings einladen

Für Videokonferenz-Tools wie Teams, Webex oder Zoom können Sie ganz einfach unseren Meeting-Bot nutzen.

1. Kopieren Sie die E-Mail-Adresse des Bots, die Sie oben in Ihrem Tucan-Dashboard finden.

2. Fügen Sie diese Adresse als regulären Teilnehmer in Ihre Kalendereinladung ein.

3. Der Bot wählt sich zum Startzeitpunkt automatisch ein und zeichnet die Sitzung auf. Hinweis: Name und Profilbild des Bots lassen sich auf Wunsch individualisieren.

Option 2: Manuelle Uploads von Audio- oder Videodateien

Wenn Sie bereits eine fertige Aufzeichnung haben, können Sie diese direkt in die Plattform hochladen.

1. Klicken Sie im linken Menü auf den Button neben Neues Meeting und wählen Sie Aufnahme hochladen.

2. Wählen Sie Ihre gewünschte Sitzungsvorlage aus (hier können Sie vorab schon Tagesordnungspunkte hinterlegen).

3. Geben Sie die Meeting-Details wie Name, Dauer der Aufzeichnung und die gesprochene Sprache ein.

4. Klicken Sie rechts oben auf den Button zum Hochladen und wählen Sie Ihre Audio- oder Videodatei aus.

5. Warten Sie, bis der Ladebalken rechts unten vollständig grün ist. Sie können die Seite danach schließen und erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald Ihr fertiges Protokoll vorliegt.

💡 Tipps für perfekte Ergebnisse

Mit ein paar einfachen Handgriffen können Sie die KI von Tucan.ai optimal an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen:

• Fachbegriffe anlernen: Eigennamen, spezielle Fachvokabeln oder Abkürzungen können gelegentlich falsch geschrieben werden. Hinterlegen Sie diese Wörter einfach einmalig im System. Die KI lernt Ihren Gebrauch und schreibt sie künftig automatisch richtig.

• Aufgaben direkt im Meeting zuweisen: Wenn Sie möchten, dass bestimmte Personen in der Zusammenfassung automatisch als Verantwortliche für To-dos erkannt werden, nennen Sie diese im Meeting direkt beim Namen. Sagen Sie beispielsweise: "Florian, bitte mach das Protokoll bis nächste Woche."

• Nach Tagesordnungspunkten (TOPs) strukturieren: Besonders bei formellen Terminen wie Vorstands- oder Ratssitzungen sorgt die Zusammenfassung nach TOPs für hochpräzise Ergebnisse. Diese Funktion ist marktführend – sprechen Sie einfach Ihren Kundenberater an, um sie optimal zu nutzen.

Haben Sie noch Fragen? Zögern Sie nicht, Ihren persönlichen Ansprechpartner bei Tucan.ai zu kontaktieren. Wir sind gerne persönlich für Sie da!